Quy trình làm hồ sơ xuất khẩu lao động từ A-Z mới nhất 2025

Trong thời gian vừa qua Thongtindixkld nhận thấy nhiều bạn gặp khó khăn khi làm hồ sơ xuất khẩu lao động do thiếu thông tin rõ ràng. Hiểu được điều đó, chúng tôi biên soạn bài viết này nhằm hướng dẫn quy trình làm hồ sơ xuất khẩu lao động mới nhất năm 2025 – giúp bạn nắm rõ từng bước cần chuẩn bị, tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa rủi ro không đáng có.

Hồ sơ xuất khẩu lao động là gì?

Hồ sơ xuất khẩu lao động là bao gồm các loại giấy tờ cá nhân cần thiết, chứng minh thân nhân, năng lực, và tình trạng pháp lý của người lao động để đủ điều kiện đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng yêu cầu giúp quá trình tuyển chọn, xét duyệt và cấp visa diễn ra nhanh chóng, suôn sẻ hơn.

Các loại giấy tờ phổ biến trong bộ hồ sơ xuất khẩu lao động gồm

• Giấy khai sinh (bản sao có công chứng)
• Chứng minh nhân dân/CCCD (bản photo công chứng, còn hiệu lực)
• Sổ hộ khẩu (photo công chứng tất cả các trang)
• Bằng cấp học vấn (THCS, THPT, Cao đẳng, Đại học – tùy yêu cầu từng thị trường)
• Chứng chỉ ngoại ngữ nếu có (ví dụ: JLPT N4 với thị trường Nhật Bản, TOPIK với Hàn Quốc, hoặc chứng chỉ tiếng Anh nếu đi châu Âu)
• Giấy khám sức khỏe từ bệnh viện được Bộ Y tế cấp phép dành riêng cho XKLĐ
• Lý lịch tư pháp số 1 (xin tại Sở Tư pháp nơi thường trú)
• Đơn xin visa (theo mẫu từng nước)
• Hình thẻ chuẩn quốc tế (kích thước 4×6, 3.5×4.5, nền trắng, áo có cổ)
• Các tài liệu theo yêu cầu riêng của từng quốc gia tuyển dụng

Lưu ý: Một số giấy tờ cần dịch thuật và công chứng song ngữ (Việt – Nhật, Việt – Hàn, Việt – Đức…) tại phòng công chứng Nhà nước hoặc văn phòng công chứng được ủy quyền.

Việc chuẩn bị hồ sơ nên thực hiện song song với việc tìm hiểu chương trình XKLĐ, vì mỗi quốc gia có thể yêu cầu bổ sung thêm giấy tờ đặc thù như: Hồ sơ chứng minh kinh nghiệm làm việc, xác nhận không vi phạm pháp luật, chứng minh tài chính, tiêm chủng…

Quy trình làm hồ sơ xuất khẩu lao động từng bước (chuẩn cập nhật 2025)

Bước 1: Tìm hiểu chương trình và đăng ký tư vấn

Bắt đầu bằng việc tìm kiếm thông tin chính thống trên các nền tảng uy tín như Thongtindixkld hoặc cổng thông tin của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. Người lao động nên lựa chọn đơn vị tuyển dụng có giấy phép đưa người đi làm việc ở nước ngoài (có danh sách công khai trên website dolab.gov.vn).

Sau đó, hãy liên hệ trực tiếp để được tư vấn miễn phí, từ đó xác định:

• Thị trường mà bạn muốn đi xuất khẩu lao động(Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Đức…)
• Ngành nghề có nhu cầu cao và mức lương ổn định
• Yêu cầu đầu vào (giới tính, độ tuổi, tay nghề, sức khỏe, trình độ tiếng…)

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ cá nhân ban đầu

Sau khi chọn được đơn hàng phù hợp, người lao động bắt đầu thu thập và xử lý giấy tờ cá nhân:

• Công chứng các giấy tờ bản sao (CMND, hộ khẩu, giấy khai sinh…)
• Dịch thuật công chứng bằng cấp, chứng chỉ, hồ sơ liên quan theo ngôn ngữ yêu cầu
• Lưu ý thời hạn giấy tờ: Lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe thường chỉ có giá trị trong 3 – 6 tháng nên cần canh đúng thời điểm làm

Mẹo nhỏ: Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự yêu cầu của công ty phái cử, nên quét file PDF và sao lưu bản mềm để tránh mất mát.

Bước 3: Khám sức khỏe và kiểm tra điều kiện

Hầu hết các thị trường xuất khẩu lao động đều yêu cầu người lao động phải đạt chuẩn sức khỏe:

• Bạn có thể khám tại các bệnh viện được cấp phép khám XKLĐ (ví dụ: Tràng An, Hồng Ngọc, Chợ Rẫy, Y học Hàng không…)
• Các tiêu chí thường kiểm tra: thị lực, huyết áp, bệnh truyền nhiễm, bệnh da liễu, lao phổi, viêm gan B…

Nếu mắc các bệnh cấm đi XKLĐ, người lao động sẽ không được tiếp nhận hồ sơ. Một số thị trường như Nhật Bản rất nghiêm về viêm gan B, bệnh lao.

Lưu ý: Trước khi học tiếng hay làm hồ sơ đi xuất khẩu lao động, bạn nên đi khám sức khỏe tổng quát trước. Điều này giúp tránh trường hợp đã mất công học và chuẩn bị giấy tờ, nhưng đến khi khám sức khỏe mới phát hiện bệnh không đủ điều kiện, dẫn đến tốn kém thời gian và chi phí không cần thiết.

Bước 4: Nộp hồ sơ, chờ xét duyệt và phỏng vấn

Sau khi chuẩn bị xong, nộp hồ sơ tại: Công ty phái cử hoặc Trực tiếp tại đơn vị tiếp nhận (nếu theo hình thức hợp tác với đối tác nước ngoài)

Phỏng vấn có thể tổ chức theo hình thức:

• Trực tiếp (thường áp dụng với Nhật Bản, Đài Loan)
• Trực tuyến (với Hàn Quốc, Đức…)

Người lao động nên luyện phỏng vấn với người có kinh nghiệm, chuẩn bị tác phong, kiến thức ngành nghề và kỹ năng trả lời câu hỏi đơn giản bằng ngoại ngữ.

Bước 5: Làm visa và ký hợp đồng chính thức

Sau khi trúng tuyển, người lao động tiến hành:

• Ký hợp đồng lao động (song ngữ) với công ty tiếp nhận
• Ký hợp đồng dịch vụ với đơn vị phái cử (phải rõ chi phí, điều kiện thanh lý, nghĩa vụ của các bên)

Tiếp đến là làm hồ sơ xin visa lao động. Mỗi thị trường có yêu cầu khác nhau nhưng thường bao gồm:

• Hợp đồng lao động đã ký
• Lý lịch tư pháp, hồ sơ cá nhân
• Thư giới thiệu từ cơ quan phái cử
• Giấy tờ chứng minh năng lực (bằng cấp, ngoại ngữ…)

Quan trọng: Đừng ký hợp đồng hoặc nộp tiền nếu chưa hiểu rõ quyền lợi, nghĩa vụ, thời hạn hợp đồng!

Bước 6: Đào tạo định hướng và xuất cảnh

Trước khi xuất cảnh, bạn phải tham gia khóa đào tạo định hướng kéo dài từ 1 – 3 tháng, bao gồm:

• Pháp luật Việt Nam & nước tiếp nhận
• Kỹ năng sống, ứng xử trong môi trường làm việc
• Văn hóa, phong tục bản địa

Đồng thời, chuẩn bị:

• Hành lý theo danh sách hướng dẫn
• Vé máy bay, visa, hộ chiếu
• Tâm lý sẵn sàng sống và làm việc tại môi trường mới

Những lỗi thường gặp khi làm hồ sơ XKLĐ và cách phòng tránh

1. Thiếu giấy tờ quan trọng: Nhiều người quên công chứng, thiếu ảnh đúng chuẩn, không có lý lịch tư pháp, gây trễ tiến độ.
2. Dịch sai tài liệu: Dẫn đến hồ sơ không đạt yêu cầu, bị từ chối visa hoặc trượt phỏng vấn.
3. Nộp tiền cho “cò”: Chuyển khoản qua trung gian không rõ danh tính, bị chiếm đoạt tiền.
4. Không đọc kỹ hợp đồng: Dẫn đến tranh chấp, hiểu nhầm về lương, giờ làm, điều kiện sinh hoạt.

Giải pháp: Luôn kiểm tra kỹ thông tin, đối chiếu hồ sơ với công ty phái cử, và nhờ tư vấn tại Thongtindixkld nếu không chắc chắn.

Một số lưu ý quan trọng từ Thongtindixkld

• Tuyệt đối không chuyển tiền nếu chưa xác minh công ty tuyển dụng
• Luôn sao lưu bản cứng và bản mềm của toàn bộ hồ sơ cá nhân
• Kiểm tra kỹ thông báo từ các nguồn chính thống, tránh tin giả từ mạng xã hội
• Thường xuyên theo dõi tình hình chính sách visa, thị trường XKLĐ để chủ động xử lý

Hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình làm hồ sơ xuất khẩu lao động không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn mở rộng cơ hội việc làm quốc tế. Nếu bạn vẫn còn băn khoăn, hãy liên hệ với Thongtindixkld để được tư vấn miễn phí, chính xác và kịp thời nhé.